Publicité et entrée en vigueur des actes administratifs

Le décret

Au 1er juillet 2022, le Décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021 a pris effet.
Il réforme les règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements.
Nos adhérents sont principalement impactés par les articles 1 à 7 ainsi que le 10 pour les EPCI.

Mise à jour de la note de la DGCL en septembre 2022 : Mise à jour de la FAQ de la DGCL​​​​​​
Cette mise à jour indique clairement en page 13 qu'il n'est pas nécessaire de chiffrer les documents à l'aide d'un certificat électronique ! Attention aux prestataires qui pourraient vous indiquer le contraire. Attention également à l'utilisation de modules tiers qui vont impacter votre conformité RGPD face au chargement de ressources tierces et potentiellement compromettre l'accessibilité de votre site. En effet, ces outils tiers pourraient transformer vos documents et les rendre illisibles par les synthétiseurs vocaux et donc les rendre inaccessibles pour certaines personnes (malvoyants, difficultés de lecture, ...).
Nos sites sont tout à fait qualifiés pour répondre à cette obligation.

Mise à jour de juillet 2023 : La CNIL a publié un guide de mise en conformité lié à la protection des données : https://www.cnil.fr/fr/la-publication-en-ligne-des-documents-des-collectivites-territoriales-lies-lexercice-de-leur-pouvoir

En résumé

Voici une vulgarisation des nouvelles obligations sur un article du site de l'Association des Maires de France ainsi qu'un ensemble de fiches thématiques détaillant la réglementation et sa mise en oeuvre fournies par la DGCL.

A noter que les syndicats intercommunaux et communes de moins de 3 500 habitants ont du délibérer avant le 1er juillet 2022 pour échapper à cette obligation et continuer l'affichage papier de leurs actes.
Si ce n'est pas le cas, se référer à la question n°4.

Les EPCI et communes de plus de 3 500 habitants doivent publier, sur leur site Internet, les actes administratifs visés par cette nouvelle réglementation.
Il est stipulé que ces actes devront être publiés sur le site internet des communes et intercommunalités « dans leur intégralité, sous un format non modifiable et dans des conditions propres à en assurer la conservation, à en garantir l'intégrité et à en effectuer le téléchargement ».

Les sites que nous développons sont en capacité d'afficher ces actes grâce au module des publications dont voici un exemple d'affichage.
Nous pouvons également citer la mise en place efficace sur le site de Houplin-Ancoisne.

Afin de vous aider à comprendre et à mettre en œuvre cette réglementation sur votre site Internet, nous vous proposons une série de questions et réponses sur les points les plus importants.

1. A quelle date cette réforme entre-elle en vigueur ?
2. Qui est concerné par cette réglementation ?
3. Qui peut déroger à cette obligation de publication électronique ?
4. Ma collectivité bénéficie du droit d'option mais n'a pas délibéré avant le 1er juillet 2022, que faire ?
5. Quels types d'actes doivent être publiés électroniquement ? Sous quel délai ?
6. D'autres documents doivent-ils être diffusés ? Sous quel délai ?
7. Quel format utiliser pour les documents à publier sur le site Internet ?
8. Quid de l'accessibilité et du RGPD ?
9. Les documents doivent-ils être signés pour être diffusables sur le site Internet ?
10. Quelle est la durée légale d'affichage des documents sur le site Internet ?
11. Quelles nouvelles mentions doivent apparaître obligatoirement sur les actes ?
12. Les actes pris avant le 1er juillet 2022 sont-ils concernés ?
13. En cas d'indisponibilité du site Internet de publication (site piraté ou indisponible)

La réforme des règles de publicité, d'entrée en vigueur et de conservation des actes est entrée en vigueur le 1er juillet 2022.

Elle ne s'appliquera cependant aux documents d'urbanisme qu'à partir du 1er janvier 2023.
Ceux-ci devront être obligatoirement publiés de manière électronique sur un portail national par toutes les collectivités peu importe leur taille, il n'y a, ici, aucun droit d'option.

L'ensemble de nos adhérents sont concernés par cette réforme, à savoir :

• les communes et leur CCAS/CIAS
• les EPCI
• les syndicats de communes
• les syndicats mixtes fermés

Les organismes suivants peuvent déroger pour faire valoir leur droit d'option sur la diffusion des actes à condition d'avoir délibéré expressément avant le 1er juillet 2022 :

• les communes de moins de 3 500 habitants
• les syndicats de communes et syndicats mixtes fermés

Attention ! Mise à jour en date du 22 juillet !

A l’issue du webinaire entre l'AMF et la DGCL le 8 juillet, il semblait impossible de faire jouer sont droit d'option après le 1er juillet 2022.
Un document issu de l'AMF et publié le 15 juillet semble indiquer le contraire !

En effet, en bas de la page 2 et en page 3, il est bien spécifié que les collectivités ayant le droit d'option peuvent délibérer après le 1er juillet !
Ainsi, voici nos nouvelles recommandations :

Vous souhaitez dématérialiser ET vous avez un site :

• contactez nous, nous vous expliquerons les bonnes pratiques de création des actes, les enjeux d'accessibilité et nous vous aiderons à publier vos actes sur votre site.

Vous souhaitez dématérialiser ET vous n'avez pas de site :

• 1ère solution : Nous pouvons créer et mettre en ligne un site rapidement. Celui-ci ne servira qu'à ces publications dans un premier temps.
  Vous pourrez, par la suite, le compléter pour en faire un outil de communication avec vos citoyens.
• 2ème solution : Vous pouvez demander à votre EPCI de dédier une page (ou plusieurs) sur son site pour accueillir vos actes administratifs.

Vous ne souhaitez pas dématérialiser ET vous avez un site :

• Vous pouvez délibérer pour prendre votre droit d'option. Attention, cette délibération devra être publiée sur votre site pour devenir exécutoire conformément à votre obligation de publicité des actes en ligne.
• Vous devez obligatoirement publier les procès-verbaux dématérialisés

Vous ne souhaitez pas dématérialiser ET vous n'avez pas de site :

• Vous pouvez délibérer pour prendre votre droit d'option. Attention, cette délibération devra être publiée sur le site de votre EPCI pour devenir exécutoire conformément à votre obligation de publicité des actes en ligne.

Vous pouvez publier vos actes sur le site Internet de votre commune de rattachement ou sur le site de l'EPCI dans une rubrique dédiée.
Il est même fortement recommandé que vous utilisiez le même mode de communication que votre commune de rattachement, le contraire pourrait être perçu par le juge comme un défaut de communication.

Si vous souhaitez délibérer pour prendre votre droit d'option, il sera nécessaire de publier cette délibération sur le site de la commune de rattachement ou sur le site de l'EPCI pour la rendre exécutoire.

Vous avez l'obligation de publier vos actes sur votre site Internet par défaut mais vous pouvez délibérer pour utiliser votre droit d'option.
Cette délibération devra être publiée sur votre site Internet pour devenir exécutoire.

Si vous n'avez pas de site Internet, il parait fragile de délibérer après le 1er juillet puisque la publicité de cette acte ne pourra pas se faire en ligne.
En effet, le juge pourrait ne pas accepter que les actes d'un syndicat soient publiés sur le site d'un de ses membres.
La délibération ne sera donc pas exécutoire, il semble qu'il soit nécessaire de créer un site.

L'obligation de publication électronique concerne les actes suivants :

• actes réglementaires
• actes ni réglementaires ni individuels

Un acte réglementaire fixe une règle générale et impersonnelle, qui s’impose à tous. De ce fait, il doit être publié.

Les actes ni réglementaires ni individuels, parfois appelés "décisions d’espèce", présentent à la fois les caractéristiques d’un acte réglementaire et celles d’un acte individuel.
Le code général des collectivités territoriales (CGCT) applique aux actes ni individuels ni réglementaires un régime identique à celui des actes réglementaires. Ils doivent donc être publiés.

Les actes doivent être publiés sur le site Internet de la collectivité à la date à laquelle ils entrent en vigueur.
Cette date de publication doit apparaître obligatoirement dans le document lui-même et peut figurer sur le site Internet si c'est possible.
La date de publication déclenche également le délai de recours de 2 mois.

Suite à la suppression du compte-rendu des instances délibérantes par la réglementation, 2 documents ont à présent une importance particulière et doivent être diffusés au public.

Ce document liste les délibérations examinées au cours de la séance.
Il doit être affiché dans la semaine suivant la séance de l'instance délibérante.
Sa diffusion au format électronique n'est pas obligatoire mais est fortement conseillée car elle permet aux citoyens de prendre rapidement connaissance des décisions.

Ce document doit être validé lors de la prochaine assemblée délibérante.
De plus, il doit être publié sur le site Internet dans un délai de 7 jours suite à sa validation.
Les collectivités ayant délibéré pour échapper à l'obligation de publication des actes et possédant un site Internet doivent tout de même publier ce document sur ce site Internet.

La loi n'indique aucun format particulier mais oblige à empêcher la modification non-intentionnelle entre la validation de l'acte et sa publication en ligne.

Le format PDF est recommandé par la DGCL.
Les documents créés par des logiciels bureautiques, comme Word ou Open Office Writer, sont facilement enregistrables au format PDF.

Nul besoin de chiffrer le document PDF, de nombreux prestataires recommandent une solution venant chiffrer les documents PDF mais la loi ne l'exige en aucun cas.
Il a bien été expliqué que la loi vise à empêcher toute modification non-intentionnelle avant la publication de l'acte.
Toute modification intentionnelle du document téléchargé sera considérée comme une fraude, seul le document publié fait foi.

La norme PDF/A est spécifiquement préconisée pour l'archivage électronique.
Les logiciels cités précédemment sont logiquement capables de produire des PDF utilisant cette norme.

Il ne faut surtout pas imprimer puis scanner un document en PDF car il ne serait alors plus accessible.

L'accessibilité des documents PDF :

Voici trois liens qui vous aideront à améliorer vos documents PDF :

• Comment créer un document accessible depuis un logiciel Microsoft
• Comment rendre un document accessible avec Acrobat Pro ou InDesign
• La norme PDF/UA et un outil de tests par la fondation PDF/UA

Nous pouvons citer ces objectifs :

• Jamais de scan ! En effet, scanner un document revient à le transformer en image qu'un synthétiseur vocal ne pourra pas "lire".
  Pour vérifier qu'un document n'est pas scanné, ouvrez le et sélectionnez tout (CTRL+A ou clic droit > tout sélectionner), tout ce qui sera en surbrillance bleu pourra être lu par la synthèse vocale.
• Créez un document structuré avec une table des matières, cela permettra à l'utilisateur de prendre connaissance plus rapidement des informations du document et de consulter plus facilement les informations utiles.
• Vérifier l'ordre de lecture des éléments de votre document.
• Eviter les tableaux, ceux-ci sont lus de gauche à droite et de haut en bas rendant le contenu peu compatible avec la synthèse vocale.
  Préférez les listes à puce.

Vérifiez la synthèse vocale grâce à Edge, le navigateur de Microsoft.
En effet, si vous ouvrez un PDF avec ce navigateur, vous pourrez constater un bouton "Lire à haute voix" qui vous permettra de vous mettre à la place de personnes en déficience visuelle.

Le respect du RGPD :

Toute mention de donnée privée doit être occultée dés l'instant où elle n'est pas indispensable à la valeur juridique de l'acte.
Idéalement, faites le travail en amont et proposez des projets d'actes avec uniquement les données indispensables.
Si vous devez occulter des données, ouvrez le document source, remplacez le texte à occulter par le texte suivant :
[RGPD : Donnée privée occultée].
Il est fortement recommandé de faire le point avec votre délégué à la protection des données pour que celui-ci vous donne ses consignes de mise en œuvre.

La DGCL demande de signer les documents avant leur télétransmission à la sous-préfecture.

Par contre, la version qui sera publiée sur le site Internet n'a pas cette obligation de signature.
Néanmoins, ils peuvent être signés électroniquement si la collectivité le souhaite.
Vous pouvez intégrer en lieu et place de la signature une image représentant le cachet de la collectivité pour lui donner un aspect plus authentique.

Les documents ne doivent surtout pas êtres signés manuellement puis scannés car ils ne seraient alors plus accessibles.

La durée d'affichage des délibérations, arrêtés, procès-verbaux, liste des délibérations, etc. sur le site Internet de la collectivité doit être alignée sur la durée de valeur légale du document.

Il est possible de prolonger la consultation en ligne de ces documents au delà de leur validité légale, mais cela devra se faire sur un support autre que le site Internet de la collectivité. (à confirmer)

Tous les actes doivent indiquer la date de publication électronique et sur quel site Internet si la collectivité n'en est pas pourvu.
Nous vous recommandons de suivre cet exemple :

Publié sur le site Internet le 08/07/2022
Envoyé en préfecture le 08/07/2022
Reçu en préfecture le 08/07/2022
Identifiant de télétransmission : 059-000000000-20220630-22_06_10-DE

Les actes signés par une seule personne, comme les arrêtés du Maire, doivent mentionner également les noms et prénoms et qualité de l'auteur de l'acte.

Non, il n'y a pas de rétroactivité obligatoire sur les actes pris avant le 1er juillet 2022.

Si vous ne pouvez pas publier vos actes sur votre site Internet (ou celui de votre groupements selon les cas), pour des raisons techniques rendant celui-ci indisponible (piratage, dysfonctionnement prolongé de l'hébergeur, ...), il est bien sûr indispensable de rétablir le service le plus rapidement possible.

Jusqu'à rétablissement du service, si vous avez de nouveaux actes à publier, la DGCL recommande d'invoquer la procédure d'urgence et d'afficher vos actes au format papier.

Il sera alors primordial d'informer les citoyens de cette situation particulière et surtout de leur communiquer le moyen d'accéder à vos actes.